Wanneer je zakendoet in Duitsland, is het van essentieel belang om te weten hoe je correct moet factureren. Net zoals in Nederland zijn de eisen voor facturatie in Duitsland strikt en duidelijk geformuleerd. Maar let op: een kleine misstap in je facturatieproces kan je het recht op vooraftrek van omzetbelasting kosten. Laten we duiken in de nuances van Duitse facturatie en ervoor zorgen dat jouw facturen altijd aan de eisen voldoen!

Als een ondernemer een dienst verleent aan een andere ondernemer ten behoeve van diens onderneming of aan een rechtspersoon zonder ondernemersstatus, is hij in het algemeen verplicht om binnen zes maanden een factuur uit te reiken. Voor facturen voor intracommunautaire leveringen en diensten geldt een verkorte factureringstermijn tot de 15e van de maand volgend op de uitvoering van de levering of dienst. In principe bestaat er geen factureringsplicht voor diensten aan particuliere afnemers. Uitzondering hierop is de verplichting om facturen uit te reiken voor diensten die door ondernemers worden verricht in verband met een onroerende zaak (bijvoorbeeld bouwwerkzaamheden, hovenierswerkzaamheden, onderhoudswerkzaamheden in en aan gebouwen, glazenwassen). In deze gevallen is de ondernemer verplicht om binnen zes maanden een factuur uit te reiken, zelfs voor diensten aan een particuliere afnemer.
Een creditnota uitgegeven door de ontvanger van de dienst wordt ook beschouwd als een factuur. Wanneer een creditnota een factuur vervangt (bijv. voor commissieafrekeningen), moet de term “Gutschrift” formeel op het afrekeningsdocument worden aangebracht.

Factuureisen

De informatie op facturen moet volledig en correct zijn om recht te hebben op aftrek van voorbelasting. Als factuurgegevens pas achteraf worden aangevuld of gecorrigeerd, is aftrek van voorbelasting alleen op dat moment mogelijk. De ontvanger van de factuur moet de factuur controleren op volledigheid.

Volgens § 14 Abs. 4 i.V.m. § 14a Abs. 5 UStG moet de factuur de volgende informatie bevatten:

• Volledige naam en adres van de leverancier en de ontvanger van de diensten
• Belastingnummer of btw-identificatienummer
• Datum van uitreiking van de factuur
• Doorlopend factuurnummer: het doorlopende nummer moet ervoor zorgen dat de door de handelaar uitgereikte factuur uniek is. Het is toegestaan om een willekeurig aantal afzonderlijke nummerreeksen aan te maken, bijvoorbeeld voor tijdsperioden (maanden, weken, dagen), verschillende filialen, permanente vestigingen inclusief verbonden ondernemingen. Een combinatie van cijfers en letters is ook mogelijk.
• Hoeveelheid en gebruikelijke benaming van de geleverde goederen of de aard en omvang van de andere dienst.
• Datum van levering of dienst: de kalendermaand is voldoende. Als aan de andere voorwaarden is voldaan, kan een verwijzing naar de leveringsbon voldoende zijn in plaats van een expliciete vermelding van het tijdstip van levering, mits de leveringsdatum daarin expliciet wordt vermeld.
• Kosten uitgesplitst naar btw-tarieven en vrijstellingen.
• Vooraf overeengekomen kortingen op de tegenprestatie.
• Belastingtarief evenals de vergoeding en het bedrag van de daarover verschuldigde belasting of verwijzing naar belastingvrijstelling: Wanneer op de factuur naar een belastingvrijstelling wordt verwezen, is het niet noodzakelijk dat de handelaar de desbetreffende bepaling vermeldt. De factuur moet echter wel een verwijzing bevatten naar de reden voor de belastingvrijstelling. In de regel is een verwijzing in spreektaal voldoende (bijv. „Ausfuhr“, „innergemeinschaftliche Lieferung“, „steuerfreie Vermietung“ enz.)
• In het geval van verrekening per creditnota, de term “Gutschrift”.
• Indien van toepassing, verwijzing naar de belastingschuld van de ontvanger van de dienst.

Opmerking: bovenstaande informatie geldt voor facturen met een brutobedrag van meer dan 250 euro. Onder dit bedrag gelden vereenvoudigingen voor zogenaamde facturen met een kleine waarde (zie verplichte gegevens voor facturen met een kleine waarde).

Aanvullende informatieverplichtingen voor facturen in speciale gevallen

Informatie voor transacties met verlegging: In gevallen van verlegging is een verwijzing hiernaar verplicht.

Verplichte informatie voor facturen met een kleine waarde:
Voor facturen met een totaalbedrag van niet meer dan 250 euro gelden vereenvoudigde regels. De volgende informatie is voldoende:

• volledige naam en adres van de leverende handelaar
• datum van uitreiking
• hoeveelheid en soort geleverde goederen of soort en omvang van andere verleende diensten
• vergoeding en de daarover verschuldigde belasting in één bedrag (=totaalbedrag)
• toepasselijk belastingtarief (19% of 7%) of, in het geval van een belastingvrijstelling, een overeenkomstige notitie.

Facturen met een kleine waarde hoeven geen opeenvolgend nummer (factuurnummer) te bevatten. De vereenvoudiging voor facturen met een kleine waarde geldt niet in het kader van afstandsverkopen, voor intracommunautaire leveringen en voor de belastingplicht van de ontvanger van de dienst (Reverse Charge) volgens § 13b UStG.

Speciaal geval van facturering door kleine ondernemers

Opgemerkt wordt dat deze regeling niets te maken heeft met de hierboven genoemde facturen met een geringe waarde. Ondernemers van wie de omzet (inclusief omzetbelasting) in het voorgaande kalenderjaar niet hoger was dan 22.000 euro en naar verwachting in het lopende jaar niet hoger zal zijn dan 50.000 euro, zijn “Kleinunternehmer” in de zin van § 19 van de Wet op de omzetbelasting (UStG).

Kleinunternehmer hoeven geen omzetbelasting af te dragen aan de belastingdienst voor de omzet die zij behalen en hoeven geen aangifte omzetbelasting vooraf in te dienen. In ruil daarvoor mogen ze geen voorbelasting vorderen van inkomende facturen van de belastingdienst. Omdat de kleineondernemersregeling in individuele gevallen nadelig kan zijn, heeft de ondernemer de mogelijkheid om af te zien van de toepassing ervan.

Wie de kleineondernemersregeling voor de omzetbelasting toepast, hoeft geen omzetbelasting aan te tonen. Hieruit volgt echter niet dat de factureringsregels geen rol meer zouden spelen. Kleine ondernemers zijn ook ondernemers, dat wil zeggen dat zij de beschreven verplichte factuurgegevens op dezelfde wijze in acht moeten nemen als belastingplichtige ondernemers. Het bijzondere is echter dat de informatie over de fiscale informatie achterwege blijft, dat wil zeggen dat kleine ondernemers altijd de volgende informatie op de factuur moeten vermelden:

• Volledige naam en adres van de leverancier en de ontvanger van de diensten
• Belastingnummer (of btw-identificatienummer, hoewel dit alleen in uitzonderlijke gevallen beschikbaar zal zijn)
• Datum van uitreiking van de factuur
• Opeenvolgend factuurnummer
• Hoeveelheid en gebruikelijke beschrijving van de geleverde goederen of aard en omvang van de andere verrichte diensten
• Datum van levering of dienst
• Vergoeding
• Vooraf overeengekomen kortingen op de vergoeding

Let op: het is niet verplicht om te wijzen op de toepassing van de kleineondernemersregeling. Het is echter wel aan te raden om hierop te wijzen, omdat anders een vertraging in de betaling te verwachten is, omdat de ontvanger van de factuur bij een inkomende factuurcontrole waarschijnlijk bezwaar zal maken tegen het ontbreken van de belastingvermelding. Dit kan bijvoorbeeld door toe te voegen: “Kein Steuerausweis aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)”

Elektronisch verzonden factuur

Een factuur kan ook in elektronische vorm worden uitgereikt, op voorwaarde dat de ontvanger van de factuur zijn informele toestemming heeft gegeven. Voor btw-doeleinden worden papieren en elektronische facturen op dezelfde manier behandeld. Facturen kunnen daarom zonder grote problemen elektronisch worden verzonden, bijvoorbeeld per e-mail, indien nodig met een pdf- of tekstbestand, per fax op de server of ook als download op het web.
Als de ontvanger van de factuur akkoord gaat met elektronische verzending, zijn er geen speciale technische verzendprocedures nodig. De authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de factuur moeten echter worden gegarandeerd. Dit betekent dat de identiteit van de facturerende partij moet worden gegarandeerd en dat de factuurgegevens tijdens de verzending ongewijzigd blijven.

Voor de opslag van elektronische facturen moet echter een speciaal kenmerk in acht worden genomen. In principe moeten ze elektronisch worden opgeslagen in overeenstemming met de geldende eisen van de belastingdienst. Het is niet toegestaan om de factuur op te slaan als een papieren afdruk. Er moet ook worden opgemerkt dat facturen die vanaf een serverfax worden verzonden, maar op een standaardserver worden ontvangen, als standaardfacturen worden beschouwd. Als er aan de ontvangende kant echter ook sprake is van een serverfax, classificeert de belastingdienst de facturen als elektronische facturen.

Factureren in Duitsland kan in het begin overweldigend lijken, vooral met de specifieke eisen en verplichtingen die het met zich meebrengt. Maar met de juiste kennis en voorbereiding kun je ervoor zorgen dat jouw facturen altijd voldoen aan de Duitse normen, waardoor je het recht op vooraftrek van omzetbelasting niet misloopt. Door je aan deze richtlijnen te houden, kun je een naadloze zakelijke ervaring in Duitsland garanderen en eventuele hobbels op de weg vermijden.

Wil je meer leren over zakendoen in Duitsland of heb je hulp nodig bij andere zakelijke aspecten? Neem contact met ons op! Wij staan klaar om je te ondersteunen en te begeleiden in elke stap van jouw internationale ondernemersreis.