Veel Nederlandse bedrijven die een onderneming in Duitsland vestigen, willen de administratie voor de Duitse onderneming gedurende het jaar zelf verwerken. Het heeft de voorkeur dan dat de administratie van het Duitse bedrijf in hetzelfde boekhoudpakket (b.v. Exact Online) en compleet digitaal verwerkt wordt zoals de administraties van de overige Nederlandse groepsmaatschappijen. Dat geeft direct inzicht en controle.

Voor hen doet zich dan de vraag voor in hoeverre dit mogelijk is.

Belangrijk is de vraag waar de administratie verwerkt en bewaard wordt. Wordt dit niet in Duitsland gedaan (dus b.v. in Nederland) dan zijn er hiervoor voorwaarden. Sinds 29. December 2020 hoeft er geen toestemming bij het Finanzamt (belastingdienst) aangevraagd worden om het verwerken van de financiële administratie binnen de EU te mogen doen. Maar er moet voor gezorgd worden dat de toegang tot gegevens in het kader van bijvoorbeeld belastingcontroles volledig wordt gewaarborgd.

Is de datatoegang gewaarborgd dan is nog de vraag op welke wijze de jaarrekening en fiscale aangifte Duitsland moet worden opgesteld dan wel ingediend worden. Nederlandse software is daarvoor in het algemeen niet geschikt. In Duitsland werken de meeste accountants en belastingadviseurs met het softwarepakket van Datev om de financiële gegevens van hun cliënten te verwerken, de jaarrekening en belastingaangiften op te stellen. Een interface tussen de programma’s is noodzakelijk om de administratie hiervoor geschikt te maken.
Wordt de huidige administratie bijvoorbeeld in Exact Online (in de Duitse licentie) met behulp van het Duitse rekeningschema (Standardkontenrahmen) verwerkt, dan kunnen de cijfers door een export/ import tussen deze twee programma’s relatief eenvoudig overgenomen worden.

Indien de administratie op een individuele rekening schema of in de Nederlandse licentie van Exact Online verwerkt wordt dan dient er op het eind van het jaar de data via een exportfile door het aanmaken van een formatsjabloon en een matchingtabel overgenomen te worden.
Door de koppeling van deze twee programma’s kan een totaal digitaal grensoverschrijdend concept eenvoudig verwezenlijken worden.
Door middel van b.v. de internationale financiële software van Exact Online is een complete digitale verwerking van de financiële administratie gedurende het jaar mogelijk. De ondernemer heeft ook de mogelijkheid continu in zijn administratie mee te kijken ofwel ook de optie zijn administratie gedurende het jaar zelf te verwerken.

Met behulp van Exact Online kunnen gegevens voor de financiële administratie digitaal aan de accountant doorgegeven en aan de administratie gekoppeld worden. De klant kan zo bij iedere boeking eenvoudig de juiste documentatie terugvinden. Door een extra functie – scannen en herkennen – kunnen gegevens automatisch toegewezen en geboekt worden. De toegang tot de administratie gaat via de cloud zodat men altijd en overal een inkijk kan nemen. Hierbij kan de klant kiezen voor een samenwerking zoals die dit wenst.

Heeft u hulp nodig bij de overname van de cijfers van Exact Online naar Datev of twijfelt u of u op de juiste wijze aan uw administratieve verplichtingen voldoet.

Neem dan gerust contact met ons op. Teletel Unternehmensberatungs GmbH kan U zowel assisteren bij het opzetten van een geheel digitale administratie via Exact Online (zowel de Duitse als de Nederlandse versie) als ook met behulp van Datev. Zij communiceren in Nederlands!