Info
Bewaartermijnen in Duitsland
Het bewaren van documenten is in Duitsland verplicht voor bedrijven en is vastgelegd in een aantal wetten. Afhankelijk van het soort document gelden wettelijke bewaartermijnen van 6 of 10 jaar. Lees hier de belangrijkste feiten over bewaartermijnen.
De bewaartermijn beschrijft de periode waarin de te bewaren documenten op ordelijke wijze moeten worden gearchiveerd. Het doel is enerzijds om zelf toegang te hebben tot de relevante documenten en anderzijds om de belastingdienst toegang te kunnen verlenen tot de bedrijfsdocumenten – met name in het geval van belastingcontroles.
Met welke wettelijke voorschriften moeten er rekening worden gehouden?
De verplichting om een boekhouding bij te houden is zowel in het belastingrecht als in het handelsrecht geregeld:
Bewaarplicht voor de fiscale wetgeving (AO):
Het Duitse belastingwetboek (Abgabenordnung, AO) bepaalt in § 147 AO (tekst van de wet zie hier) welke documenten moeten worden bewaard. Dienovereenkomstig zijn alle ondernemers die verplicht zijn een boekhouding te voeren, ook onderworpen aan de bewaarverplichting volgens de Duitse belastingwetgeving.
Handelsrechtelijke administratieplicht (HGB):
Het Duitse Wetboek van Koophandel (Handelsgesetzbuch, HGB) verplicht alle handelaren hun administratie bij te houden. Volgens het HGB (§238 tekst van de wet zie hier) moet de boekhouding ook zo worden georganiseerd dat alle zakelijke transacties ook voor derden (bijvoorbeeld de belastingdienst) volledig traceerbaar zijn.
In verband met de wettelijke bewaarplicht is een controleerbare archivering van bijzonder belang.
Wie is verplicht een administratie bij te houden?
In principe moet iedereen die verplicht is een boekhouding te voeren, er ook voor zorgen dat zijn administratie en documenten naar behoren worden bewaard. Dit betekent dat niet alleen commerciële ondernemingen (GmbH, OHG, KG, AG, enz.), maar ook handelaren en land- en bosbouwers die bepaalde winst- en omzetlimieten overschrijden, verplicht zijn een boekhouding te voeren:
– Handelaren (Gewerbetreibende) die meer dan 600.000 euro omzet of 60.000 euro winst per jaar maken.
– Landbouwers en bosbouwers met een winst van meer dan 60.000 euro per kalenderjaar of een bruikbare oppervlakte met een economische waarde van meer dan 25.000 euro.
Wettelijke bewaartermijnen voor bedrijfsdocumenten: 6 of 10 jaar?
Voor fiscaal relevante bedrijfsdocumenten gelden bewaartermijnen van 6 of zelfs 10 jaar. De respectieve perioden zijn vastgelegd in het Duitse belastingwetboek (Abgabenordnung):
Voor de volgende documenten geldt een bewaartermijn van 10 jaar:
– Financiële administratie
– Inventaris
– Jaarrekeningen (balans en winst- en verliesrekening)
– Managementverslagen
– Openingsbalans met alle werkinstructies en organisatorische documenten die nodig zijn voor een goed begrip
– Boekhoudkundige bonnen en facturen (bv. ontvangstbewijzen voor gastvrijheid, reiskosten, leveringsbonnen, kwitanties)
– Bankgegevens en bankrekeningafschriften
– Logboeken
– Belastingaangiften en periodieke BTW-aangiften
De bewaartermijn van 6 jaar is dienovereenkomstig van toepassing op alle andere documenten die moeten worden bewaard:
– Ontvangen commerciële of zakelijke brieven
– Reproducties van verzonden commerciële of zakelijke brieven
– Andere documenten, voor zover zij van belang zijn voor de belastingheffing.
Concreet gaat het bijvoorbeeld om:
– Offertes
– Orderbevestigingen
– Boekhoudprogramma
– Herinneringen
– Verzekeringspolissen
– Contracten
Welke gevolgen kunnen schendingen tegen de wettelijke bewaarverplichting zijn?
Ondernemers of handelaren schenden hun administratieplicht wanneer zij documenten die moeten worden bewaard vóór het verstrijken van de desbetreffende termijn weggooien, verbergen, vernietigen of beschadigen, waardoor het moeilijk wordt hun vermogen te volgen. Niet-naleving van de volgens handelsrecht, belastingrecht of andere rechtsgebieden vastgestelde bewaringstermijnen vormt dus ook een inbreuk op de bewaarplicht. Verschillende rechtsgrondslagen kunnen worden gebruikt om sancties op te leggen. De rechtsgevolgen zijn onder meer verankerd in het wetboek van strafrecht en het belastingwetboek.
– Als de belastinggrondslag niet kan worden vastgesteld wegens onvolledige boeken en bescheiden moet de belastingdienst de winst en omzet met behulp van benchmarks voor de sector schatten (§ 162 AO tekst van de wet zie hier).
– Afhankelijk van de feiten van de zaak kan de rechter ook aannemen dat er belasting dreigt of dat er belasting is ontdoken. In het ergste geval kunnen hoge boetes of zelfs gevangenisstraffen worden opgelegd.
Wanneer begint de bewaartermijn?
De bewaartermijn begint in het geval van permanent bijgehouden gegevens met het einde van het kalenderjaar waarin de laatste aantekening is verricht, d.w.z. wanneer de laatste boekingen zijn verricht, de inventaris, de openingsbalans, de jaarrekening of het jaarverslag is opgesteld. Voor commerciële of zakelijke brieven begint de periode met het einde van het jaar waarin zij werden ontvangen of verzonden. Voor boekhoudkundige bonnen of andere documenten is het einde van het kalenderjaar waarin zij zijn opgesteld, doorslaggevend.
Bijvoorbeeld, als de laatste boekingen voor het jaar 2011 zijn gedaan en de jaarrekening in 2012 is opgesteld, dan begint de aanhoudingsperiode aan het einde van het kalenderjaar 2012, duurt 10 jaar en eindigt aan het eind van het kalenderjaar 2022.
Vanaf 1 januari 2023 kunnen alle documenten voor het jaar 2011 worden vernietigd. De bewaartermijn loopt niet af als het belastingkantoor uiterlijk op 31 december 2021 schriftelijk een externe controle aankondigt.
Let op: De bewaartermijn van 10 jaar geldt echter alleen op voorwaarde dat alle belastingaanslagen definitief zijn. Een voorlopige belastingaanslag wordt pas definitief wanneer zij definitief is verklaard. Dit kan ook na het verstrijken van de termijn van 10 jaar.
Als er een procedure aanhangig is wordt de belastingaanslag ook niet definitief.
Op papier of elektronisch: hoe moeten documenten worden opgeslagen?
Archiveren betekent niet dat u een archief in de kelder moet opzetten en uw bestanden daar jarenlang moet opslaan. Tegenwoordig zijn gegevens en documenten immers meestal in digitale vorm.
